Sie erwägen Ihre Drupal Agentur zu wechseln? Sollte der Übergabeprozess Ihres Internetauftrittes nicht bereits klar sein, zeigen wir Ihnen 6 einfache Schritte, mit denen Sie den Wechsel reibungslos gestalten können.
1. Mit dem Nachfolger sprechen
Zunächst lohnt sich eine Absprache mit der Nachfolge-Agentur, um zu klären, welche Informationen diese über das Projekt benötigt. Das kann besonders bei technischen Details sehr hilfreich sein, da Sie Ihrer alten Agentur im nächsten Schritt dann spezifische Anforderungen und zielgerichtete Fragen stellen können.
2. Professionelle Ankündigung
Eine frühzeitige Information der alten Agentur über den Wechsel und eine offene und ehrliche Benennung der Gründe bringen Ihnen gleich mehrere Vorteile: zum einen geben Sie ihrer derzeitigen Agentur Zeit sich vorzubereiten, alle nötigen Dokumente zu sammeln, laufende Teilprojekte zu beenden, die Projektdetails für den Nachfolger zu dokumentieren etc.. Zum anderen stoßen Sie deren Verantwortliche damit nicht auf persönlicher Ebene vor den Kopf. Sicherlich erhöht dies deren Bereitschaft aktiv und positiv gestimmt an der Übergabe teilzunehmen. Im Optimalfall stimmt so die alte Agentur einer übergangsweisen Zusammenarbeit mit dem Nachfolger zu, um Fragen aus dem Tagesgeschäft schnell beantworten zu können und implizites Know-How weiterzugeben.
3. Übernahme der Daten, Zugänge -und Dokumente
Nach der Vorbereitungszeit übernehmen Sie alle vereinbarten Daten und Dokumente von Ihrer alten Agentur. Sichten Sie diese zunächst selbst und überzeugen Sie sich davon, dass nichts vergessen wurde. Ergänzen Sie die Dokumente um Ihre eigenen Inhalte und geben Sie die gesammelten Werke anschließend an die Nachfolger-Agentur weiter. Diese kann dann prüfen, ob inhaltlich alles detailliert genug beschrieben ist und ob aus den Dokumenten und Dokumentationen ggf. neue Rückfragen entstehen, die an die alte Agentur zurückzugeben sind.
4. Gemeinsamer Termin mit allen Parteien
Ihren vorerst letzten Termin mit der ausscheidenden Agentur führen Sie am besten gemeinsam mit der neuen Agentur durch. Hier ist Raum für alle noch offenen Fragen, die sich in der Zwischenzeit ergeben haben und die neue Agentur wird bei noch nicht fertiggestellten Teilprojekten auf den neuesten Stand gebracht. Falls eine übergangsweise Zusammenarbeit zwischen den Agenturen vereinbart wurde, werden hier auch die Workflows, gemeinsame Arbeitspakete und Timelines besprochen und festgehalten.
5. Kick-Off Workshop
Der letzte Schritt vor dem Beginn des Tagesgeschäfts ist die Aufgleisung der neuen Agentur. Auch wenn die Agentur aus den Anbahnungsgesprächen und Übergabeprozessen bereits ein gutes Bild von Ihnen und Ihren Projekten erhalten hat, bietet es sich an, die neue Agentur mit Ihren Zielen, Strategien und internen Prozessen Ihres Unternehmens detailliert vertraut zu machen. Das schafft einerseits eine gute Kommunikationsgrundlage und andererseits erleichtert es der Agentur, sich Ihrer Arbeitsweise anzupassen. Nutzen Sie diesen Kick-Off auch um Projektrollen und Verantwortlichkeiten zu klären, Abrechnungs- und Controlling Vereinbarungen festzuhalten und IT-und Toolunterstützung einzuüben.
6. Voneinander lernen
Nun beginnt die tägliche Zusammenarbeit. Sie werden schnell feststellen, dass die neue Agentur einige Dinge anders macht als Ihre Vorgänger. Lassen Sie sich davon nicht verunsichern, sondern verstehen Sie die neuen Ideen + Herangehensweisen als gemeinsame Chance.
Diese 6 Schritte sind ein einfacher Basis-Leitfaden und auch nur so zu verstehen. Sicherlich bringt Ihre Situation besondere, und ganz individuelle Herausforderungen mit sich. Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf um Ihre Situation zu erläutern und den für Sie richtigen Weg zu finden.
