Wie Firmen mit geringem Digitalisierungsbedarf von digitalen Anwendungen profitieren können

Viele Handwerksbetriebe, aber auch andere kleine Firmen wie Imbisse, Restaurants oder Geschäfte sind familiengeführt. Möglicherweise ist noch keine eigene Website vorhanden und die Geschäftsprozesse laufen weitestgehend analog ab. Besonders in diesen Fällen lohnt sich ein Blick auf die Möglichkeiten zur Digitalisierung.

Es gilt, zahlreiche Herausforderungen zu bewältigen: Überall herrscht Fachkräftemangel, Ausbildungsplätze lassen sich kaum nachbesetzen. Gleichzeitig klettern die Rohstoff- und Materialpreise genauso wie die Personalkosten in die Höhe. In diesen Fällen kann es Ihnen helfen, digitale Alternativen zu nutzen.

Mit Hilfe der Digitalisierung vereinfachen Sie zum Beispiel

• die Bestellung von Rohstoffen und Materialien, denn Sie sind dadurch nicht an bestimmte regionale Lieferanten gebunden. Sie können deutschlandweit, europaweit oder sogar weltweit Angebote, Qualitäten und Preise vergleichen.

• die Gehaltsabrechnung: Diese kann mit einer entsprechenden Software nahezu automatisch vorgenommen werden.

• die Rechnungsstellung, die Kontoüberwachung und das Mahnwesen: Diese Aufgaben lassen sich ebenfalls digital und somit einfacher abwickeln.

• den Datenaustausch mit Ihrer Steuerberatung: Jede Buchhaltungssoftware hat entsprechende Schnittstellen an Bord.

• die Kommunikation mit Ihren Kunden: Denn Sie erreichen diese nicht nur telefonisch zu den üblichen Bürozeiten oder per Post, sondern rund um die Uhr per E-Mail, über Ihre Website oder die Sozialen Medien.

• die Terminvergabe: Auch diese lässt sich mit Tools automatisieren.

• die Einstellung von qualifiziertem Personal, denn Sie können deutschlandweit nach passenden Kandidaten suchen.

Diese Bereiche beleuchten wir im Folgenden genauer.

Selbst als kleines Unternehmen profitieren Sie von einer Webpräsenz – sogar, wenn Sie Ihre Dienste ausschließlich lokal anbieten. Wer etwas kaufen möchte oder nach einem bestimmten Service sucht, informiert sich darüber in erster Linie im Internet. In Deutschland nutzen 62,6 Millionen Menschen ein Handy. Damit spüren Nutzer die passenden Anlaufstellen auf und lassen sich direkt dorthin führen.

Durch eine eigene Website haben Kunden und Interessenten 24 Stunden am Tag die Möglichkeit, auf Ihre Produkte beziehungsweise Ihre Dienstleistungen aufmerksam zu werden.

Damit Ihre Webpräsenz ein voller Erfolg wird, sind folgende Punkte besonders wichtig:

• Ihre Seite braucht ein professionelles und hochwertiges Design.

• Technisch läuft Ihre Website einwandfrei: Die Bedienung ist nutzerfreundlich und selbsterklärend.

• Impressum und Datenschutzerklärung sind vorhanden.

• Sie bieten hochwertige Inhalte an, die Ihre Zielgruppe ansprechen.

• Beim Verfassen Ihrer Texte behalten Sie die Suchmaschinenoptimierung (SEO) im Blick: Sie integrieren die wichtigsten Keywords in den Überschriften und beantworten kompetent die wichtigsten Fragen, die potenzielle Käufer haben könnten.

Sie können sich unkompliziert und kostengünstig eine eigene Website erstellen lassen. So ist gewährleistet, dass die Website professionell und ganz nach Ihren Wünschen gestaltet ist. Noch dazu erhalten Sie Unterstützung, um die Auffindbarkeit der Website von Suchmaschinen zu erhöhen. Für Sie ist der Aufwand insgesamt sehr gering.

Die Investition in einen solchen Service lohnt sich, denn ohne eigenen Webauftritt verlieren Sie schlimmstenfalls potenzielle Kunden an Ihre Konkurrenz.

Weitere Vorteile einer eigenen Website

Neuerungen und aktuelle Ereignisse lassen sich ebenfalls schnell und vor allem kostenlos über Ihre Webpräsenz kommunizieren: Vielleicht verlängern Sie Ihre Öffnungszeiten, organisieren einen Sonderverkauf oder einen „Tag der offenen Tür“? Mit einer Webseite erreichen Sie viele Menschen, ohne dass Ihnen dadurch ein zusätzlicher Kostenaufwand entsteht.

• Interessenten können sich online rund um die Uhr über Ihr Angebot, die Anschrift Ihres Betriebes, Anfahrts- und Kontaktmöglichkeiten sowie die regulären Öffnungszeiten informieren und Bewertungen einsehen.

• Durch eine eigene Webpräsenz gewinnt Ihr Betrieb an Seriosität: In der öffentlichen Wahrnehmung steigt Ihr Ansehen.

• Wenn Rezensionen zu Ihrer Firma verfügbar sind, macht das Feedback Ihrer bisherigen Kunden Interessenten die Kaufentscheidung oder eine Buchung Ihrer Dienstleistungen leichter.

• Falls Sie eigene Produkte herstellen, können Sie auf Ihrer Website einen eigenen Onlineshop integrieren. Dadurch gewinnen Sie neue Vertriebsmöglichkeiten: Sie erreichen einen weitaus größeren Kundenkreis als im Ladengeschäft.

• Auch Terminvereinbarungen und Buchungen lassen sich online vornehmen. Wenn Sie ein entsprechendes Tool in Ihre Website einbinden, sparen Sie Personal.

• Eine eigene Seite gibt Ihnen die Chance, Ihre gesamte Produktpalette ausführlich in Wort, Bild und Video zu präsentieren beziehungsweise Ihre Dienstleistungen vollumfänglich darzustellen. Dabei sind Sie – anders als auf Social-Media-Plattformen, auf die wir gleich eingehen – keinen externen Regeln unterworfen: Ihre Website gehört Ihnen!

• Über einen Imagefilm oder Porträts Ihrer Mitarbeiter können Sie Ihren (potenziellen) Kunden die Gesichter hinter Ihrem Unternehmen zeigen. Auf diese Weise entstehen Sympathie und Vertrauen.

Nicht alle kleinen Unternehmen verfügen über eine eigene Website. Manche verzichten bewusst darauf, sind aber in den Sozialen Medien präsent. Wir raten Unternehmen jeder Größe, beides zu nutzen.

Facebook, Instagram, TikTok, Twitter – es gibt verschiedene Kanäle. Für Sie als Unternehmen lohnt es sich, zumindest auf einigen dieser Portale regelmäßig präsent zu sein: Dort haben Sie direkten Zugang zu Ihrer Zielgruppe. Sie können deren Wünsche und Bedürfnisse in Erfahrungen bringen, Feedback zu Produkten und Dienstleistungen einholen und Ihre Angebote entsprechend ausrichten.

Außerdem können Sie mit interessanten, lustigen oder mitreißenden Beiträgen kostenlos Werbung für sich und Ihre Dienstleistung beziehungsweise Ihre Produkte machen. Sie haben ebenso die Möglichkeit, bezahle Werbung zu schalten.

Ein Mix aus beidem ist empfehlenswert, um möglichst schnell eine hohe Reichweite zu erzielen. Die Werbung mit Influencern – einflussreichen Größen auf den jeweiligen Plattformen – ist ebenfalls ideal, auf Ihren Betrieb aufmerksam zu machen.

Die verschiedenen Plattformen haben unterschiedliche Schwerpunkte. Auch die Anforderungen an Beiträge unterscheiden sich. Ihre Postings sollten unbedingt auf den gewählten Kanal abgestimmt sein: Auf Twitter eignen sich knappe Statements. Instagram ist in erster Linie eine Foto-App. Bei TikTok und YouTube sind Videos gefragt.

Tipps zur Social Media-Nutzung:

• Wählen Sie die Kanäle aus, die am besten zu Ihrem Betrieb und Ihrer Zielgruppe passen.

• Erstellen Sie gezielt für diese Portale hochwertigen Content. Dabei kann es sich um Texte, Fotos oder Videos handeln. Je besser Ihre Beiträge ankommen, desto häufiger werden sie gelikt und geteilt. Besonders gut gemachte, hochwertige und unterhaltsame Beiträge haben die Chance, viral zu gehen, also schnell verbreitet zu werden und dadurch eine Menge Aufmerksamkeit zu erregen.

• Kümmern Sie sich um Ihre Social-Media-Präsenzen. Zu einem gelungenen Auftritt in den Sozialen Medien gehört eine regelmäßige Betreuung. Das heißt, Fragen in den Kommentaren sollten beantwortet und Reaktionen unter Postings von Ihnen kommentiert werden. Nicht vergessen: Soziale Medien leben von der Interaktion

Die Auswahl der richtigen Social-Media-Plattformen fällt Ihnen schwer? Denken Sie an Ihre Wunschkunden und beantworten Sie für sich folgende Fragen: Welche Altersgruppe möchten Sie ansprechen? Wie soll Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit präsentiert werden? Planen Sie das Posting von Bildern, Texten oder Videos? Oder soll es eine möglichst bunte Mischung aus allem sein? Davon hängt ab, wo sich eine Präsenz für Sie am meisten lohnt.

Laut einer Online-Studie von ARD und ZDF unter der deutschsprachigen Bevölkerung ab 14 Jahren verteilt sich die Social-Media-Nutzung nach Altersgruppen folgendermaßen:

• Instagram liegt bei den 14- bis 29-Jährigen vorn (74 Prozent). Danach folgen Snapchat (47 Prozent) und TikTok (44 Prozent).

• Die Altersgruppe von 30 bis 49 bevorzugt Facebook (47 Prozent). Auf dem zweiten und dritten Platz liegen Instagram (39 Prozent) und TikTok (15 Prozent).

• Menschen zwischen 50 und 69 Jahren sind in erster Linie auf Facebook zu erreichen (31 Prozent), gefolgt von Instagram auf Platz 2 (13 Prozent) und Twitter und LinkedIn auf Platz 3 (jeweils 5 Prozent).

• Bei den über 70-Jährigen liegt ebenfalls Facebook vorn (17 Prozent). Rang 2 teilen sich Instagram und Twitter (jeweils 3 Prozent).

Im Folgenden beleuchten wir kurz einige ausgewählte soziale Netzwerke, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern.

Facebook

An Facebook kommt kein Unternehmen vorbei. Dem Digital 2022 Global Overview Report zufolge ist Facebook nach wie vor das beliebteste soziale Netzwerk: Weltweit waren im Jahr 2021 rund 2,91 Milliarden zu verzeichnen. Das Durchschnittsalter der Facebook-Verwender liegt bei über 30 Jahren.

Auf Facebook sind unterschiedliche Beiträge möglich: Sie können Ihre Artikel und Dienstleistungen in Textform präsentieren, aber auch Fotos oder Videos hochladen. User haben die Möglichkeit, entweder öffentlich zu reagieren, indem sie den Betrag liken, kommentieren oder teilen. Oder sie können eine private Nachricht senden, falls es Fragen zu Ihrem Unternehmen, Ihren Produkten oder Dienstleistungen gibt. Nutzer können ihre Zufriedenheit mit Ihrem Service und Ihren Produkten durch positive oder negative Bewertungen zum Ausdruck zu bringen.

Bei jungen Menschen zwischen 16 und 19 ist Facebook allerdings weniger beliebt: Nur noch 39 Prozent greifen laut einer Studie zur Nutzung sozialer Medien darauf zurück. Im Jahr 2012 waren es noch 87 Prozent. Jugendliche und junge Erwachsene erreichen Sie besser auf TikTok und Instagram.

TikTok

In einer aktuellen Umfrage unter 3.500 Internetnutzern gaben 73 Prozent der 16- bis 19-Jährigen an, die Video-Plattform zu verwenden. TikTok ist auf die Nutzung mit dem Smartphone ausgerichtet. Charakteristisch für den dort üblichen Content sind kurze, unterhaltsame Videos in vertikaler Form, die mit verschiedenen Effekten, Filtern und Text versehen werden können.

Tipps für die Content-Erstellung von Unternehmen auf TikTok:

• Gewähren Sie den Usern Ihres ausgewählten sozialen Netzwerks lustige Einblick in Ihren Betrieb und Ihren Arbeitsalltag.

• Zeigen Sie sich und Ihre Mitarbeiter oder

• präsentieren Sie Ihre Produkte und deren Mehrwert in kurzen Tutorials.

Wenn Ihre Werbung witzig oder geschickt verpackt ist, funktioniert beinahe jedes Thema. Allerdings bedeutet die Videoproduktion einen nicht zu unterschätzenden Aufwand. Lang brauchen die Filme nicht zu sein. Aber eine fesselnde Dramaturgie ist entscheidend, damit die Nutzer aufmerksam dabeibleiben.

Instagram

Auf der Foto-Plattform Instagram haben Sie die Möglichkeit, sich einen Account für Ihr Unternehmen einzurichten und Nutzern Ihre Marke vorzustellen. Sie können Interessenten auf Ihre Website führen und sogar Termine vereinbaren. Die Instagram-Bio bietet 150 Zeichen, mit denen Sie Ihren Betrieb präsentieren und Ihrer Marke eine individuelle Note verleihen können.

Instagram eignet sich besonders für Produkte, die wenig Erklärung benötigen und sich eindrucksvoll fotografieren oder filmen lassen. Mit Hilfe von mitreißenden Storys, Fotos, Video-Reels und Live-Videos bauen Sie eine Community auf. Darüber hinaus gibt es auf der Plattform einen Shopping-Bereich, wo Sie Ihre eigenen Artikel anbieten können.

YouTube

Die Videoplattform YouTube ist wegen ihrer hohen Reichweite besonders attraktiv für Unternehmen. Dort sind Menschen aller Altersgruppen unterwegs. Somit ist die Wahrscheinlich hoch, dass Sie Ihre Zielgruppe zu den Usern gehört.

Die Erstellung von hochwertigem Video-Content wie Tutorials, Ratgebern oder Präsentationen ist zwar aufwendig und vergleichsweise kostenintensiv. Aber im Gegensatz zu einem Posting auf Facebook oder Instagram bleiben die Inhalte auf YouTube über Monate oder sogar Jahre hinweg gut auffindbar.

Möglich sind hier beispielsweise „Behind the Scenes“-Videos, in denen ein Mitarbeiter die Zuschauer durch das Unternehmen führt und ihnen interne Einblicke gewährt. Auch Tipps und Tricks zu oft gesuchten Problemen sind eine Möglichkeit, durch Mehrwert auf Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen und sich als Experte in Ihrer Branche zu etablieren.

Noch ein Pluspunkt: Den extra erstellten Video-Content können Sie sowohl auf YouTube als auch auf Ihrer eigenen Website nutzen.

Twitter

Der Mikroblogging-Dienst Twitter hat weltweit 330 Millionen aktive Nutzer. Aktualität wird auf dieser Plattform großgeschrieben. Hier gilt es, schnell zu sein und in wenigen Worten wesentliche Informationen zu teilen. Insgesamt umfasst ein Tweet bis zu 280 Zeichen, wahlweise finden bis zu vier Fotos, ein GIF oder ein Video Platz.

Dadurch ist medienübergreifende Werbung möglich. Sie können beispielsweise Video-Content anteasern und Interessenten auf Ihre YouTube-Seite oder Ihre Website führen. Zudem besteht die Option, einzelne Tweets zu einem Thread zu verknüpfen. Durch die Verwendung von beliebten Hashtags oder die Erstellung eigener Hashtags erzielen Sie im Idealfall eine hohe Reichweite.

LinkedIn und Xing

Für Business-Kontakte lohnen sich die Karrierenetzwerke Xing und LinkedIn: Beide Plattformen wurden 2003 gegründet und sind auf die Arbeitswelt konzentriert. Als Unternehmen haben Sie die Möglichkeit, sich dort ein Profil anzulegen und sich mit Geschäftspartnern, Angestellten und Dienstleistern zu verbinden.

Falls Sie Auszubildende oder neue Mitarbeiter suchen, sind Xing und LinkedIn ideale Anlaufstellen. Xing konzentriert sich auf den DACH-Raum (Deutschland, Österreich und die Schweiz). LinkedIn ist international ausgerichtet.

Die Vorteile der Digitalisierung gehen aber über die Erstellung einer eigenen Website und die Nutzung der Sozialen Medien hinaus. Funktioniert Ihr Büro bereits papierlos? Falls nicht, lohnt es sich, die Arbeitsabläufe in Ihrer Firma einer kritischen Prüfung zu unterziehen.

Durch eine Digitalisierung der Buchhaltung sparen Sie Zeit und Kosten: Eingehende Rechnungen lassen sich in digitaler Form schnell und unkompliziert durch das Unternehmen an die richtigen Stellen senden, prüfen und bezahlen.

Digital ist es möglich, die Zahlungsflüsse jederzeit im Auge zu behalten. Sie können in Echtzeit die Einnahmen und Ausgaben kontrollieren. Liquiditätsmanagement und Budgetkontrolle sind für eine erfolgreiche Unternehmensführung entscheidend.

Ein weiterer Vorteil betrifft die Personalplanung. Mit Hilfe von Software ist es besonders einfach, den Schichtdienst einzuteilen und die Urlaubs- und Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu koordinieren. Anstehende Termine brauchen Sie nicht mehr individuell planen. Ein Termintool vereinfacht das Zeitmanagement und sorgt für die nötige Übersicht. Der Bereich des Mitarbeiter-Managements ist eng mit der Digitalisierung der Kommunikation verknüpft.

Als Betrieb kommunizieren Sie mit einer Vielzahl unterschiedlicher Menschen: Dazu gehören Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten und Geschäftspartner ebenso wie Behörden. Diese Kommunikation kann größtenteils digital erfolgen.

E-Mail statt Brief

Beispielsweise lassen sich statt Briefen auf Papier unkompliziert E-Mails versenden. Das bringt verschiedene Vorteile mit sich: Zum einen erreichen Sie Ihre Kunden kostenlos rund um die Uhr. Falls Sie außerhalb der üblichen Bürozeiten arbeiten, können Sie trotzdem auf elektronischem Weg Rechnungen, Zahlungserinnerungen oder Einladungen zustellen.

Zum anderen spart es Papier, wenn nicht sämtliche Schreiben ausgedruckt per Post versendet werden. Der Transport der Briefe von A nach B entfällt ebenfalls, was CO₂-Einsparungen bedeutet und der Umwelt zugutekommt.

Datei statt Aktenordner

Außerdem sparen Sie Platz. Möglicherweise kommt die Miete kleinerer Räumlichkeiten infrage oder Sie können vorhandene Platzreserven anderweitig nutzen, da Aktenordner und Aktenschränke zur Aufbewahrung der Unterlagen nicht mehr nötig sind.

Stattdessen sind alle Informationen digitalisiert an einem Platz verfügbar. Hinterlegen Sie Produktinformationen, Preislisten und Kundenanforderungen für Ihre Mitarbeiter. Diese können jederzeit von ihrem Computer aus darauf zugreifen und damit arbeiten.

Vereinfachter Kontakt zum Kunden

E-Mails sind zudem ein wirkungsvolles Mittel zur Kundenkommunikation und Kundengewinnung: Mithilfe von E-Mail-Marketing gelingt es Ihnen, Vertrauen zu (potenziellen) Käufern aufzubauen. Beispielsweise können Sie auf Ihrer Website ein Infoprodukt zum kostenlosen Download anbieten.

Auf diese Weise kommen Sie an die E-Mail-Adressen von Menschen, die an Ihren Produkten oder Dienstleistungen interessiert sind. Diesen können Sie regelmäßig Newsletter zusenden, was Ihren Expertenstatus auf Ihrem Fachgebiet untermauert. Sie bleiben mit Interessenten in Kontakt. Daraus werden möglicherweise zahlende Kunden.

Vereinfachte Planung

Zur Digitalisierung gehört darüber hinaus der Einsatz von digitalen Tools zur Projekt- und Terminplanung sowie zur Zeiterfassung. Der Vorteil hierbei: Alle Beteiligten sehen in Echtzeit, wie es um die Projektplanung steht. Sie können ihre Ideen einbringen und gemeinsam daran arbeiten. Genauso bleiben Termine und Arbeitszeiten stets im Blick.

Statt Geschäftsreisen bieten sich Videokonferenzen an: Mit der entsprechenden Software wie Microsoft Teams, Zoom oder Skype können Sie und Ihre Gesprächspartner von überall auf der Welt von Angesicht zu Angesicht kommunizieren.

Auch das bedeutet eine erhebliche Ersparnis von Zeit und Kosten. Vorstellungsgespräche können direkt online stattfinden. Falls Sie mit Freelancern arbeiten oder Geschäftspartner im Ausland kontaktieren möchten, funktioniert das ebenfalls schnell und günstig auf diesem Weg.