WOZU DIENT DOKUMENTENMANAGEMENT?
Dokumentenmanagement bezeichnet die Verwaltung von elektronischen Dokumenten mit Unterstützung durch Datenbanken. Bereits Dateisysteme wie beispielsweise NTFS unter Windows oder EXT4 unter Linux erlauben es, im Sinne des Dokumentenmanagements elektronische Dokumente anhand von Dateinamen, Dateiendung und Dateigröße schnell wieder aufzufinden. Dennoch handelt es sich hierbei nur um eine sehr rudimentäre Form von Dokumentenmanagement und nicht um Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im engeren Sinne.
Dokumentenmanagementsysteme, um die es hier geht, erlauben insbesondere die Definition freier und beliebiger Felder zur Verschlagwortung von Dateien, um sie mit Meta-Informationen anzureichern. Es existiert eine Vielzahl von Softwarelösungen, die Funktionen zum Dokumentenmanagement integriert haben. Besonders nennenswert sind die Open-Source-Software wie Alfresco Community Edition und Open-Xchange, aber auch DAM von Acquia (wobei DAM für digital asset management steht). DMS erlangen eine zunehmendere Bedeutung im Zusammenhang mit papierlosen Unternehmen.
Der betriebswirtschaftliche Nutzen von Dokumentenmanagement liegt nicht nur darin, digital abgelegte Dokumente leichter wiederzufinden. Weitere Vorteile sind die Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit sowie:
- die mit Hilfe von Dokumentenmanagement ermöglichte Einhaltung von gesetzlichen Archivierungsfristen
- Versionierung von Dokumenten, wenn sie durch verschiedene Mitarbeiter verändert wurden (ein Leistungsmerkmal, das nicht alle erhältlichen DMS vorweisen können)
- die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dateien (häufig nur in kostenpflichtigen DMS enthalten)
Weiterführender Verweis:
https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement
Das folgende Video führt näher in die Thematik Dokumentenmanagement ein:
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