Folgendes Szenario dürfte vielen nur allzu gut bekannt sein: Das E-Mail Postfach quillt über, Notizen mit Todos, Ideen und Anrufbenachrichtigungen liegen auf dem Tisch und in diversen digitalen Tools und Kommunikations-Apps sind sowieso Unmengen an Aufgaben vermerkt. “Was mache ich als Nächstes?” ist daher eine Frage, die sich immer schwerer beantworten lässt.
Um besser bewerten zu können, welche Aufgabe als nächstes bearbeitet werden sollte, lohnt es sich, die Aufgaben zunächst aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen. Danach kann man ein standardisiertes Bewertungssystem einführen und dabei etablierte Zeit- und Projektmanagement-Methoden berücksichtigen. Beispiele, die man in diesem Zusammenhang nennen kann, sind das Eisenhower-Prinzip (Dringlichkeit-/Wichtigkeit-Matrix), das Management des kritischen Pfades, die G.T.D.-Methode (“Gettings Things Done”) oder auch das Pareto-Prinzip. Aus all diesen Methoden wählt sich der Einzelne oder auch eine Projektgruppe, die jeweils passende aus. Sie ahnen es schon oder haben bereits selbst die leidvolle Erfahrung gemacht: Wer hier die Wahl hat, hat auch die Qual. Ein altes Problem aus dem Bereich BWL-Basics für "Techies".
Müsste es nicht möglich sein, anhand der Metadaten von Aufgaben automatisiert bewährte Methoden anzuwenden und somit einen Aufgaben-Leitfaden zur Hand zu geben?
Als Digitalagentur haben wir uns genau diese Frage gestellt. Nach Sichtung vieler tausend bereits erledigter Aufgaben und Ihrer Metadaten sind wir zum Schluss gelangt, dass sich tatsächlich weite Teile des Aufgaben- und Auslastungsmanagements automatisiert unterstützen lassen.
Seit Anfang 2019 setzt arocom für diesen Zweck ein selbst entwickeltes Online-Tool ein, welches Vorgänge aus mehreren Aufgaben-und Ticketsystemen zusammenführt und entsprechend selbst festgelegter Kriterien eine automatische Priorisierung all dieser Aufgaben zentral vornimmt.
Ziel bei der Entwicklung dieses Tools war es unter anderem,
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in der Bearbeitungsreihenfolge die verschiedenen Service-Level unserer Kunden zu berücksichtigen.
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eine möglichst hohe Auslastung mit wenigen Warte- und Rüstzeiten zu ermöglichen. (Siehe auch Projekt-Ressourcenplanung)
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sicherzustellen, dass Deadlines eingehalten werden, aber wichtige Themen nicht immer weiter nach hinten geschoben werden.
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Transparenz im Team zu schaffen, wer wann zu welcher Aufgabe kommt und wie stark die aktuelle Auslastung ist.
Ob sich diese neue Tool-Kategorie nur für Software-entwickelnde Unternehmen empfiehlt, bleibt spannend zu beobachten. Aktuell ist keine Markteinführung als Produkt geplant. Interessierten zeigen wir allerdings gerne unseren Lösungsansatz, auch als Anregung für eigene Prozessoptimierungen!
Glossar:
Metadaten: Daten über Daten, z.B. Erstellungsdatum, Ersteller
Kommunikations-Apps: Slack, WhatsApp, Skype, ...
Deadlines: Abgabedatum/ Frist
Aufgaben-und Ticketsysteme: Jira, Redmine, Gitlab, Asana, ...
